Mesmo sem data definida para o início da adoção obrigatória do e-social, Departamentos de RH precisam começar a se preparar para a implantação do sistema de coleta e envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais desenvolvido pelo governo federal como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). A partir da divulgação da data de implementação compulsória pelo Governo, as empresas com mais de R$ 3,6 milhões de faturamento anual terão seis meses para começar a inserir as informações pedidas e mais seis meses até a obrigatoriedade.

Trata-se de um sistema que cria um ambiente virtual em que ficarão disponíveis on-line para diferentes órgãos do governo - como o Ministério do Trabalho e Emprego, a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério da Previdência. De acordo com professor de contabilidade da Faculdade Mackenzie Rio, Edmilson Lins Machado, o programa do eSOCIAL é importante e precisa estar muito bem alinhado entre os órgãos que o compõem e as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes.

"As empresas precisam começar a fazer o dever de casa. Quem não cumprir com a exigência, ficará sujeita a multa. Com exceção das grandes empresas, as pequenas e médias empresas não estão dando a devida importância ou não estão tendo a orientação sobre a importância e os impactos culturais que serão instituídos com a inserção do eSocial. É preciso ter o envolvimento dos profissionais da área de Pessoal já que eles têm acesso direto às informações”, explica.

Segundo ele, apesar de não haver novidade na introdução das informações já que serão enviadas as que já estão disponíveis hoje, o que vai ter de diferente será o envio desse dados.

“A nova forma de entrega de informações aos respectivos órgãos, ou seja, informações para o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica e Receita Federal serão efetuadas através do arquivo XML. Com isso, cada evento de admissão ou demissão implicará no envio de um arquivo novo, embora venha sendo estudado a possibilidade do envio através de um lote, o que deverá minimizar para alguns segmentos que têm uma grande rotatividade. Neste caso, o RH será o mais afetado pela adoção do eSocial que vai mudar a forma como o RH atua”, esclarece.