O eSocial não entrou efetivamente em vigor mas já traz inúmeros desafios para as empresas, em especial do ponto de vista tecnológico, frente ao grande número de informações que deverão ser enviadas. Também por conta das especificações de formato que são exigidas pelos sistemas do Governo.

O primeiro passo a ser dado é assimilar que a garantia da qualidade das informações reportadas é parte crucial da nova obrigação. Nem todos se deram conta disso, mas o eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez e de maneira integrada.

Como arquitetura de inteligência fiscal, o projeto do eSocial terá a capacidade de relacionar as informações, apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária. Trata-se de um caso excepcional de Big Data.

Muitas companhias precisarão realizar atualizações dos sistemas de informática para integração dos processos, como o de pagamento salarial, RH, medicina do trabalho, Fiscal Tributária, Jurídico entre outros, que deverão ser compatíveis com as determinações do eSocial, fixadas pela normativa.

Por significar o reporte de maneira eletrônica (XML) das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ao governo, o eSocial exige automação dos processos. Estes devem interagir ainda, com os sistemas informatizados das empresas de todos os portes.

Para citar alguns exemplos, tomemos em conta o caso de uma empresa que não disponha de uma informação solicitada pelo governo. Nessa situação, a Unidade Federativa do CRM que gerou um simples exame periódico, e que demandará a criação deste novo campo, terá que coletar essa informação num segundo momento, certificar a qualidade do dado, integrar eventualmente o conteúdo desta informação com outro sistema, gerar o arquivo no formato XML definido pelo Fisco para, só então, realizar o processo de mensageria, que irá se comunicar com o ambiente eSocial do Governo. Uma vez registrada a inclusão do dado, o ambiente eSocial do Governo fará os devidos retornos de protocolos, que também deverão ser armazenados com sua validade plena jurídica pelo longo período legal no ambiente da empresa. Isso requer capacidade de controle e volumetria e capacidade de armazenamento de inúmeros arquivos XML. É importante considerar que cada colaborador pode ter até 44 eventos relacionados a sua vida profissional na companhia. Nada assim tão simples…

Poucos conseguem enxergar isso e, como decorrência, o eSocial ainda está sendo considerado por uma significativa maioria das empresas atuantes no Brasil como uma realidade distante. Elas se guiam puramente pelo prazo estabelecido pelo Governo início da vigência da nova obrigação. Contudo, trata-se de uma visão míope. Esse é um movimento que exige atenção especial, inclusive da alta gestão dentro das empresas – já que elas serão as áreas diretamente responsabilizadas no caso de autuações pelo eventual descumprimento das normas do eSocial.

Por esse motivo, insisto em afirmar que é um erro tático as empresas esperarem mais para iniciar a implantação das mudanças necessárias para enquadrar seus processos de gestão e informação ao novo modelo. O desafio da implementação vai muito além do envio das informações.

Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que integra o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal, o eSocial tem o objetivo de informatizar a relação entre fisco e contribuintes, aperfeiçoar os trâmites de envio das informações e centralizar todos os dados relativos às obrigações trabalhistas.

Mais amplo do que qualquer outro sistema SPED, o eSocial exige diversos tipos de transmissões diferentes que incluem o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad).

Portanto, no primeiro momento, o eSocial, que veio para simplificar, poderá gerar muitas dúvidas, incongruências e certamente exigirá inúmeros ajustes, citando apenas o aspecto tecnológico.

Se há vantagens nesse processo de mudança? Sim, e são significativas sem dúvida. Para o empregado, o eSocial permitirá o acesso em tempo real, por meio do site www.esocial.gov.br, a todas as informações relativas a seu histórico profissional, facilitando sobremaneira o acompanhamento de dados críticos como saldos de FGTS, tempo para aposentadoria etc. Além disso, desestimulará naturalmente a informalidade na contratação de funcionários e terceiros. Para as empresas, o sistema substituirá o envio de nove obrigações acessórias que hoje devem ser apresentadas mensal e/ou anualmente — tais como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social (GFIP).

Mas, volto a dizer: para que todo este processo dê certo, cada qual deve fazer sua parte. Às empresas, cabe a importante responsabilidade de rever seus processos e implementar o quanto antes sistemas de controle, integração e geração de informações em linha com as exigência do Fisco. E essa não é, definitivamente, uma responsabilidade restrita às áreas de Recursos Humanos, mas a todos os departamentos operativos e de liderança. Uma verdadeira mudança cultural que precisa ser rapidamente incorporada no DNA das corporações – desde as menores e mais simples até às mais complexas.

Também o treinamento dos funcionários que serão responsáveis por parte ou por todo o processo deve ser contemplado como etapa indispensável desde já. Além de conhecerem e aprenderem e serem habilitados técnicamente para operar este novo sistema, eles necessitarão de tempo para transformar as informações colhidas e nova sistemática em novos processos corporativos, tendo em vista o tempo de amadurecimento do novo modelo.

Por fim, quero salientar que não estamos falando de regras novas em sua essência. Como a Receita Federal bem pontua, todas as informações que deverão ser informadas por meio do novo sistema eSocial já o eram. As penalidades que podem vir aplicados em caso de inconsistência ou não atendimento às obrigações também já existiam antes da idealização do eSocial. O que muda, em sua essência, é a forma de apresentar todos os dados hoje já exigidos pela legislação.

Contudo, tomando por base tudo que pude estudar e acompanhar de perto desde que o projeto eSocial foi criado, posso afirmar que a adoção de uma solução tecnológica robusta, focada na gestão e compliance, faz-se indispensável para proteger as empresas contra riscos de compliance, incongruências de dados, exposições negativas indesejadas e mesmo da autuações ou multas. Tenha sempre em conta que acuracidade será um item fundamental para isso já que o sistema eSocial permitirá cruzar dados pessoais dos trabalhadores com outras informações como situação previdenciária e IRPF além de aumentar, para os órgãos de fiscalização, o acesso e a visibilidade às informações financeira, tributárias e à política de RH da empresa.

*Victoria Sanches é especialista em soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil e líder do NGC (Nucleo de Gestão do Conhecimento) formado para discutir os desafios da implementação do eSocial no Brasil.